Windykacja należności – czy powierzyć ją pracownikom obsługi klienta?
By Według szacunków od 80 do 90% przedsiębiorstw w Polsce nie otrzymuje zapłaty w ustalonym terminie. Z czasem opóźnienia w spłacie należności mogą zamienić się w zatory płatnicze. Przedsiębiorcy coraz częściej zmuszeni są do tego, by przypominać partnerom biznesowym o nieopłaconych fakturach. Istnieją różne sposoby odzyskiwania należności. Coraz częściej windykację zleca się pracownikom obsługi klienta. Czy to aby na pewno dobre rozwiązanie?
Wewnętrzny model ściągania należności
Kontakty z dłużnikami można uznać za formę obsługi klienta. Dlatego też niektóre firmy decydują się, aby właśnie ten dział zajmował się odzyskiwaniem wierzytelności. Wiąże się to jednak ze zwiększonymi kosztami dla przedsiębiorstwa. Co więcej, nie możemy być pewni skuteczności ściągania długów, ponieważ nasi pracownicy mogą nie mieć odpowiednich umiejętności. Takie rozwiązanie wybierają przede wszystkim firmy zatrudniające dużą liczbę osób.
Pracownicy zajmujący się obsługą klienta mogą być odpowiedzialni między innymi za kontaktowanie się z klientami i przypominanie im o mijających okresach płatności. Powinni również zachęcić kontrahenta do kontaktu w razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości. Takie działanie ma na celu budowania pozytywnej atmosfery i zwiększania szansy, że dłużnik zdecyduje się uregulować swoje zobowiązania. Mogą również weryfikować treść wezwań do zapłaty. Dobrym pomysłem może być wysyłanie listów z podziękowaniami do tych klientów, którzy zawsze płacą na czas. W ten sposób pokazujemy, że firmie na nich zależy i ich rzetelność jest doceniana.
Co zrobić, gdy dłużnik nie chce z nami współpracować?
Zlecenie windykacji obsłudze klienta może okazać się bardzo złym rozwiązaniem, zwłaszcza wtedy gdy dłużnik nie chce współpracować. Pracownicy nie są na ogół przygotowani do radzenia sobie z taką sytuacją. Najlepszym rozwiązaniem jest zdanie się na usługi windykacyjne podmiotu zewnętrznego. Zatrudniając taką firmę, nie będziemy musieli martwić się tym, jak odzyskać nasze wierzytelności. To ona przejmie obsługę całego procesu i przeprowadzi go o wiele skuteczniej, niż byliby to w stanie zrobić pracownicy obsługi. Mają niezbędne doświadczenie i narzędzia, aby dotrzeć do nierzetelnego dłużnika i przekonać go do spłaty zobowiązań.
Jak radzić sobie z nierzetelnym dłużnikiem?
Koniecznością może się okazać windykacja sądowo-egzekucyjna. W jej rezultacie uzyskamy orzeczenie sądu, które pozwoli nam rozpocząć postępowanie komornicze. Jest to opłacalne rozwiązanie wszystkim w przypadku długów dotyczących większych kwot pieniężnych. Cały proces będzie wymagał znacznego zaangażowania i nadzoru nad przebiegiem postępowania. Właśnie z tych powodów doświadczona firma windykacyjna jest najlepiej przygotowana do zajmowania się podobnymi przypadkami. Zatrudniając takie przedsiębiorstwo, nie będziemy musieli przeznaczać zasobów naszej organizacji na dochodzenie roszczeń. Pozwoli to skupić się na prowadzeniu działalności gospodarczej i osiąganiu zysków. Firma windykacyjna zadba o to, abyśmy odzyskali jak największą część zadłużenia.
Dział obsługi klienta może stanowić pierwszy etap w procesie windykacyjnym. Powinien on jednak skupić się na tych klientach i kontrahentach, którzy najprawdopodobniej spłacą zobowiązania z własnej woli. Mogą najwyżej potrzebować trochę więcej czasu. Natomiast w przypadku dłużników nierzetelnych, najlepiej od razu skontaktować się z firmą zajmującą się windykacją wierzytelności.