4 lutego, 2023
  • 4 lutego, 2023
  • Home
  • Life Style
  • Jak pisać dobre maile w języku angielskim? – poradnik
Jak pisac dobre maile w jezyku angielskim – poradnik

Jak pisać dobre maile w języku angielskim? – poradnik

By on 23 października, 2019 0 830 Views

Pisanie maili to nieodłączny element życia zawodowego, a w szczególności prowadzenia negocjacji w biznesie. Posiadanie umiejętności pisania treściwych i poprawnych stylistycznie maili w języku angielskim może pomóc w odniesieniu indywidualnego sukcesu, ale również wpłynąć na rozwoju całej firmy. Kultura anglosaska cechuje się jednak nieco innymi normami niż nasza, dlatego przy sporządzaniu wiadomości tego typu, należy być szczególnie wyczulonym na niektóre powszechne błędy, które mogą zaważyć o tym, jak ich treść zostanie przyjęta przez odbiorcę. Mimo iż e-maile zazwyczaj nie mają tak formalnej formuły jak listy, zawsze muszą być profesjonalne i bezbłędne, gdyż wpływają na wizerunek całego przedsiębiorstwa.

Jak napisać formalny e-mail?

Profesjonalne maile składają się z kilku elementów. Ich struktura przypomina sposób pisania maili w naszym ojczystym języku. Zawsze zaczynamy od wstępu i ewentualnego podziękowania odbiorcy za wcześniejszego maila lub podjęte działania. Następnie podajemy cel wypowiedzi oraz uwagi końcowe. Na końcu umieszczamy kulturalne zakończenie. Aby dowiedzieć się, jak w praktyce sporządzać maile, warto zapisać się na intensywny kurs języka angielskiego. Lekcje języka angielskiego obejmujące tzw. business English, przygotowują pracowników do płynnego pisania maili oraz bezproblemowego funkcjonowania w anglojęzycznym środowisku biznesowym.

Temat wiadomości

Temat wiadomości to bardzo ważny element, który niekiedy decyduje o tym, czy mail w ogóle zostanie odczytany. Warto zadbać o to, aby w sposób zwięzły zapowiadał treść naszej wiadomości. Powszechnym błędem, którego powinniśmy się wystrzegać, jest tytułowanie wiadomości określeniem „Important”. Jest to nie tylko niekulturalne, ale również bardzo nieprecyzyjne. Temat powinien bowiem zapowiadać, czego dotyczy nasz list lub jaki jest powód wysłania wiadomości. Ogólnie rzecz biorąc, powinniśmy unikać umieszczania w temacie również treści typu: „Hi!” czy „How are you?”.

Początek wiadomości

Jeżeli odpowiadamy klientowi na zapytanie, warto rozpocząć od podziękowań za zadane pytanie (np. „Thank you for contacting ABC Company”). Jeżeli jest to odpowiedź na naszego wcześniejszego maila, możemy natomiast podziękować za szybką odpowiedź (np. „Thank you for your reply” lub „Thanks for getting back to me”). W zależności od kontekstu możemy analogicznie odnieść się do dowolnego zdarzenia, takiego jak wspólny projekt czy inna firma współpracy.

Jasno sformułowany cel

Jeżeli wysyłamy pierwszy mail do konkretnej osoby, podziękowanie jest oczywiście niemożliwe. W takim przypadku warto rozpocząć od przestawienia celu, dla którego kontaktujemy się z daną osobą. Możemy użyć podstawowych fraz, które okażą odbiorcy szacunek (np. „I am writing to enquire about …” lub „I am writing in reference to …”). Warto już na początku jasno wyjaśnić cel swojej wiadomości, ponieważ w świecie biznesu nie wszyscy kontrahenci i partnerzy mają czas na czytanie długich maili, w których trzeba szukać właściwego sensu. Profesjonalny mail jest zatem zwięzły i zrozumiały. Nie można oczywiście zapominać o zachowaniu poprawnej pisowni i interpunkcji oraz zasad gramatyki. O ile niektóre błędy są dopuszczalne podczas rozmów (nawet na wysokim szczeblu), tak przy pisaniu maili, nie ma dla nich miejsca.

Uwagi końcowe

Czasem przed zakończeniem wiadomości dobrym pomysłem jest ponowne podziękowanie i dodanie kilku uprzejmych uwag (np. „Thank you for your patience and cooperation” lub „Thank you for your consideration”), a następnie zachęcić odbiorcę do niezwłocznej odpowiedzi (np. „If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” lub „I look forward to hearing from you”). Angielski dla firm, czyli profesjonalne kursy prowadzone zazwyczaj w miejscu i godzinach pracy przez wykwalifikowanych lektorów, zapewne są dobrą okazją do poznania wyrafinowanego, formalnego słownictwa tego typu.

Zakończenie listu

Ostatnim krokiem w pisaniu maila jest odpowiednia formuła końcowa uzupełniona o nasze dane osobowe. Na płaszczyźnie zawodowej warto oczywiście okazać szacunek odbiorcy. W tym celu można zastosować formuły typu „Best regards”, „Sincerely” lub „Thank you”. Bezpośrednio przed wciśnięciem polecenia „wyślij” należy oczywiście kilkukrotnie przeczytać treść maila. Prawdopodobnie pozwoli to wyeliminować wszelkie literówki.

Umiejętność pisana dobrych maili w języku angielskim jest w środowisku biznesowym na wagę złota. Dobrym sposobem na kształtowanie tego typu umiejętności będzie wysłanie swoich pracowników na biznesowe kursy języka angielskiego oferowane wyłącznie przez najbardziej renomowane szkoły.

Leave a comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *