Jak niszczyć dokumenty w kancelarii prawnej?

Prowadzisz kancelarię prawną i zastanawiasz się, jak prawidłowo niszczyć dokumenty, które zawierają dane osobowe, poufne i o szczególnym znaczeniu? A może chcesz zoptymalizować proces utylizacji niepotrzebnych już akt i pism oraz sprawniej się ich pozbywać? Sprawdź dostępne możliwości.

Niszczenie dokumentów w kancelarii prawnej – dostępne możliwości

 W kancelariach prawnych przetwarzane są różne informacje, które pod żadnym pozorem nie powinny trafić w niepowołane ręce. Mogłyby bowiem posłużyć do kradzieży tożsamości lub być przedmiotem nielegalnego handlu, a nawet szantażu. To m.in. dane osobowe, poufne, tajne, a także o szczególnym znaczeniu np. dla zachowania konkurencyjności firmy na rynku.

Ewentualny wyciek ważnych informacji naraziłby kancelarię prawną nie tylko na kary finansowe, ale również negatywne konsekwencje wizerunkowe. Tymczasem utracone zaufanie klientów i partnerów biznesowych trudno odbudować. Z tego względu z dokumentami, które zawierają istotne dane, należy obchodzić się z należytą ostrożnością, także podczas procesu ich niszczenia. Co to w praktyce oznacza?

Jako administrator danych kancelaria prawna musi zapewnić adekwatne środki techniczne i organizacyjne, tak aby proces utylizacji dokumentów przebiegał zgodnie z prawem i w sposób uniemożliwiający odtworzenie przez osoby niepowołane zawartych w nich informacji. W tym celu może zdecydować się na:

• samodzielne niszczenie dokumentów – w tym wypadku kancelaria prawna powinna wyposażyć się w specjalną niszczarkę biurową do papieru. Przy wyborze urządzenia należy zwrócić uwagę przede wszystkim na stopień ochrony wg normy DIN 66399. Im jest on wyższy (P-1, P-2, P-3, P-4, P-5, P-6, P-7), tym większe bezpieczeństwo danych zapewnia sprzęt. Tnie bowiem materiały na mniejsze ścinki, co utrudnia ich odtworzenie.

Oprócz stopnia ochrony ważna jest również wydajność niszczarki. Im jest ona wyższa, tym więcej dokumentów jest w stanie zniszczyć sprzęt. Co ważne, jeśli Twoja kancelaria prawna generuje duże ilości akt i pism, jedno urządzenie może nie być w stanie uporać się z utylizacją.

Znaczenie mają także inne parametry, takie jak wielkość kosza na ścinki, możliwość niszczenia pozostałych nośników danych (np. płyt CD/DVD i kart plastikowych), pobór energii czy też gwarancja producenta. Warto je uważnie przeanalizować, aby dokonać dobrego wyboru,

• niszczenie dokumentów przez wyspecjalizowaną firmę – w tym wypadku za utylizację akt, pism, umów czy też korespondencji odpowiada podmiot zewnętrzny. Odbiera on materiały od kancelarii prawnej, w odpowiedni sposób transportuje je do miejsca utylizacji i niszczy zgodnie z prawem, a na koniec przekazuje administratorowi danych dokumenty potwierdzające wykonanie usługi, takie jak np. protokół zniszczenia dokumentów czy też certyfikat zgodności.

Niszczenie dokumentów przez firmę zewnętrzną to wygodna opcja, dzięki której nie musisz martwić się o bezpieczne i zgodne z prawem pozbycie się akt, umów i pism zawierających istotne dane. Robią to za Ciebie specjaliści, którzy czuwają nad tym, aby każdy etap procesu odbywał się z należytą ostrożnością.

Ponadto opcja ta zwalnia Cię z konieczności zakupu niszczarek. Nie ponosisz również kosztów związanych z ich eksploatacją. Kiedy firma zewnętrzna realizuje powierzone jej obowiązki, Ty i Twoi pracownicy możecie zająć się kwestiami mającymi większe znaczenie dla sprawności działania kancelarii prawnej.

To, czy jako administrator danych na własną rękę zajmiesz się niszczeniem dokumentów zawierających informacje poufne, tajne i o szczególnym znaczeniu czy też zlecisz to zadanie zewnętrznej firmie, zależy m.in. od tego, jak duże ilości akt, pism i umów generuje Twoja kancelaria prawna. Im jest ich więcej, tym trudniej będzie Ci samodzielnie uporać się z utylizacją.

Prowadzenie kancelarii prawnej to wymagające przedsięwzięcie, w ramach którego należy zadbać o wiele kwestii. Jedną z nich jest odpowiednie niszczenie dokumentów powstających w ramach działalności. Jeżeli nie chcesz robić tego na własną rękę, możesz zdecydować się na usługi wyspecjalizowanego podmiotu zajmującego się utylizacją danych różnego typu.