Dlaczego spalanie dokumentacji to zły pomysł?

Obowiązek niszczenia dokumentacji firmowej, pracowniczej, finansowej, czy takiej, która zawiera dane osobowe, ciąży na każdym przedsiębiorcy. Polskie prawo jasno mówi, że dokumentacja powinna zostać zniszczona w taki sposób, aby nie było możliwe jej ponowne odczytanie, więc naturalnym pomysłem mogłoby wydawać się zgromadzenie dokumentów, których karencja wygasła i spalenie ich w wolnej chwili, czy to w domowym kominku, czy też (przy większej ilości) urządzając ognisko na własnej posesji. Czynność przyjemna i pożyteczna w jednym, a przy okazji pozwalająca na rozwiązanie  kwestii uciążliwej dokumentacji zawłaszczającej przestrzeń w Twoim biurze, jednakże są to tylko pozory. Spalanie dokumentacji papierowej czy tej zapisanej na innych nośnikach danych, nie tylko prowadzi do powstania zanieczyszczeń powietrza i ocieplania klimatu, ale także może mieć nieprzyjemne konsekwencje finansowe dla Ciebie i Twojego przedsiębiorstwa!

Norma DIN 66399 a spalanie dokumentacji

Polskie prawo nie określa jednoznacznie sposobu, w jaki powinno dokonywać się niszczenia dokumentacji, jednakże brakujące regulacje w tym zakresie wprowadza w Europie norma DIN 66399. Określa ona jasno, jak należy niszczyć dokumentację papierową oraz tę zapisaną na innych nośnikach danych.  Obowiązująca na terenie naszego kraju norma opisuje sposób niszczenia dokumentacji, przyjmując jedynie metody mechaniczne, a do tego ściśle wskazując klasy tajności poszczególnych dokumentów, dobierając do nich odpowiednie poziomy bezpieczeństwa określające poziomy ścinków powstałych w procesie niszczenia. Jeśli metoda mechaniczna jest jedynym prawidłowym sposobem niszczenia dokumentów, to pozycja spalania dokumentacji jest już z góry określona. Norma DIN 66399 pozwala na zgodne z prawem i bezpieczne niszczenie dokumentacji, jednocześnie wpisując się w ekologiczny trend naszych czasów – powstałe w procesie niszczenia produkty można poddać recyklingowi.

Aspekt ekologiczny

Kwestie ochrony środowiska są coraz głośniej omawiane na forum politycznym i społecznym. Spalanie śmieci nie jest dobrym rozwiązaniem, jeśli idzie o ekologię, gdyż niesie ze sobą zwiększoną emisję CO2. Ponadto powstają przy nim produkty uboczne takie jak substancje szkodliwe przedostające się do atmosfery i sadze. Dodatkowo powodują nasilanie się smogowego problemu w Polsce. Spalając dokumentację, przyczyniasz się do niszczenia środowiska i działasz w sposób nie do końca legalny. Stosując metody mechaniczne, czy to przy użyciu niszczarek biurowych, czy też przy zatrudnieniu firmy profesjonalnie niszczącej dokumentację, produkty powstałe w procesie niszczenia można częściowo odzyskać, dając im drugie życie w kolejnym procesie produkcji.

Ogień a bezpieczeństwo

Podejmując się nielegalnego spalania dokumentacji należy pamiętać, że ogień – zwłaszcza ten niekontrolowany – może być dużym zagrożeniem dla Ciebie i środowiska. O pożar nietrudno, zwłaszcza na otwartej przestrzeni, gdzie chwila nieuwagi może doprowadzić do tragedii. Pamiętaj, że palenie ognisk, których głównym paliwem są śmieci, jest zakazane na terenie wielu gmin, a niestosowanie się do tych nakazów może skutkować dotkliwymi karami grzywny. Taki sam scenariusz może czekać Cię w chwili, gdy wybierzesz miejsce, w którym nie wolno palić ognisk np. zaciszny zagajnik z dala od zabudowań albo las, w którym bez świadków mógłbyś pozbyć się niepotrzebnych dokumentów. Konsekwencje takich czynów mogą wielokrotnie przewyższyć wydatki na związane z prawidłowym i legalnym niszczeniem dokumentów. Chyba nie warto ryzykować?

Przepis na szybkie zniszczenie bez użycia ognia

Jaka jest alternatywa dla spalania dokumentacji? Jak już było wspominane, niszczenie w sposób mechaniczny, przy użyciu niszczarek biurowych lub wyspecjalizowanej w tym zakresie firmy. Metoda mechaniczna jest jedynym prawidłowym sposobem niszczenia dokumentów, zgodnie z respektowaną w Polsce normą DIN 66399. Niszczenie dokumentów w niszczarkach biurowych może być procesem długotrwałym i monotonnym, ale powierzenie tej czynności specjaliście w dziedzinie niszczenia dokumentacji będzie ograniczać się do jednego telefonu i podpisania niezbędnych papierów. W praktyce może to zająć mniej czasu niż przewiezienie dokumentów w miejsce ich spalenia, a dodatkowo jest w pełni bezpieczne, ekologiczne i zgodne z prawem i obowiązującymi normami.

Źródło: Essi – niszczenie dokumentów